Quiero dejar un trabajador listo para nómina

Al terminar esta preparación, RR. HH. debe entregar al operador un empleado identificado, su versión contractual del período y la revisión de aptitud. Guardar un nombre no basta para calcular.

Responsable: RR. HH. autorizado para datos personales y contractuales. La compañía y sus catálogos los prepara el administrador BPS; la cuenta bancaria puede requerir al responsable de Contactos. Cambia a la sesión autorizada cuando corresponda: no amplíes permisos.

Ver el caso completo de Ana y Luis

Qué enseñan estas imágenes

Las ocho capturas son de Odoo real, formulario vacío sin guardar, sesión User / YourCompany, Development 37956195, SHA 067ec7a2, 13/09/2026, 1536 × 639. Se reutilizan aquí junto al paso que explican; no son capturas nuevas ni un alta ejecutada. Los valores de YourCompany y su calendario no son el ejemplo colombiano. Haz clic en cada imagen para ampliarla.

Ten estos datos a mano

Usaremos Ana Ejemplo InfoCenter, salario básico de referencia $1.750.905, y repetiremos con Luis Ejemplo InfoCenter, básico $3.500.000. Compañía sintética InfoCenter Ejemplo Colombia, Colombia/COP; agosto de 2026 completo. Los valores y condiciones del ejercicio están en los dos empleados.

Necesitas	Lo entrega	No lo reemplaces por…
Compañía Colombia/COP, calendario y lugar de trabajo	Administrador autorizado	YourCompany o un calendario extranjero de la captura
Documento sintético único y nombres	RR. HH.	El documento de otra persona
EPS, AFP, ARL, cesantías y caja del catálogo	Responsable de afiliaciones	Texto libre que no haya quedado seleccionado
Datos contractuales y salario del período	RR. HH.	Una fecha de inicio que no cubra la versión salarial del mes
Cuenta del trabajador y soporte de autorización de prueba	Responsable autorizado	La cuenta de Ana copiada a Luis o un consentimiento ficticio presentado como real

Si la compañía todavía no está preparada, haz primero Puesta en marcha y Checklist F1.

1. Abre la ficha y elige la compañía correcta

1. En el lanzador, abre Employees / Empleados.
2. Busca Ana Ejemplo InfoCenter antes de crearla. Si existe, comprueba su compañía y período; no dupliques el registro.
3. Si no existe, pulsa New / Nuevo. Escribe Ana Ejemplo InfoCenter en Employee's Name / Nombre.
4. Abre Work / Trabajo. Selecciona Company / Compañía = InfoCenter Ejemplo Colombia.
5. Selecciona Work Location / Lugar de trabajo. No es lo mismo que Work Address / Dirección de trabajo.

Mira Company y Work Location en la pestaña Work. La imagen localiza ambos campos, no muestra la compañía del ejercicio seleccionada.

Antes de seguir: el nombre de la compañía y el lugar deben corresponder al mismo caso. Si no puedes elegirlos, pide la intervención del administrador ya autorizado; no crees otra compañía por comodidad.

2. Identifica a la persona, no solo el título de su ficha

1. Abre Personal y desplázate hasta Citizenship.
2. Elige Tipo de documento Colombia y escribe su número sintético autorizado en Identification No / Número de identificación.
3. En Nomina BPS Colombia, llena Primer nombre = Ana, Primer apellido = Ejemplo y Segundo apellido = InfoCenter. Segundo nombre queda vacío en este caso.
4. Lee Nombre DSNE, calculado desde esos datos. El título del empleado no sustituye estos campos.

Citizenship contiene identificación; el bloque BPS contiene los nombres separados. No hay información personal real en esta ficha.

Comprueba: tipo y número, primer nombre y primer apellido son mínimos del caso. Los segundos nombres y apellidos se llenan cuando existen; no inventes uno para evitar un vacío.

3. Completa afiliaciones, cuenta y autorización

En Personal → Nomina BPS Colombia, selecciona las administradoras activas del tipo correcto: EPS, AFP, Fondo de cesantias, Caja de compensacion y ARL. Escoge la fila del desplegable; escribir el nombre sin seleccionarlo no completa una relación.

La ARL selecciona una administradora. Más adelante se define la clase de riesgo del contrato: son datos diferentes.

• Cuenta: la ubicación observada es Personal → Private Contact → Bank Accounts. El alta y guardado de la cuenta con el responsable de Contactos no se han ejecutado; no hay un botón de creación demostrado para este paso. Entrega este tramo a esa sesión autorizada.
• Tratamiento de datos autorizado: no lo marques sin soporte. Para el caso sintético, el responsable debe identificar la simulación y su origen. Al marcarlo, Origen de autorizacion es obligatorio.
• Declarado por / Declarado el: los rellena el sistema. No se escriben a mano.

Comprueba: ninguna administradora quedó como texto libre; cuenta y documento son del mismo trabajador. Si falta una opción del catálogo, vuelve al administrador de maestros. No crees datos en otro tipo de administradora.

4. Pon el salario básico y la jornada

1. Abre Payroll / Nómina.
2. Para el salario fijo de este ejemplo, usa Wage Type = Fixed Wage.
3. En Wage / Salario, escribe 1750905 para Ana. Para Luis escribirás 3500000. Unidad month / mes.
4. Revisa Employee Type = Employee y selecciona el calendario completo de agosto en Working Hours / Horas de trabajo.
5. Comprueba la estructura efectiva de nómina exigida por la compañía; la categoría por sí sola no basta.

Wage está en la columna izquierda de Contract Overview, debajo de Wage Type. $0.00 y Standard 40 hours/week son valores de la ficha vacía, no instrucciones para copiar.

No sumes el auxilio al salario básico

Para Ana no escribas $2.000.000 en Wage. El básico y el auxilio son conceptos diferentes. El importe aplicable se contrasta con los parámetros y condiciones del período; el productor de IBC del corte tiene un límite independiente sobre la incorporación del auxilio.

5. Define inicio y condiciones del contrato

En Contract / Contrato, haz clic en Not Employed o en la fecha que aparezca. La interacción observada abre un calendario. El inicio previsto del ejercicio es 01/08/2026; en una sesión que use mes/día, 08/01/2026. Confirma el formato antes de introducirla y vuelve a leer la fecha.

Se observó la apertura del calendario. No se eligió ni guardó una fecha en esta captura.

Desplázate dentro de Payroll y completa el caso indefinido:

Campo	Valor del ejemplo	Comprobación
Tipo de contrato (CO)	Término indefinido	Elegido explícitamente, no inferido de Tipo efectivo
Modalidad de salario	Por unidad de tiempo	Diferente de la unidad mensual del salario
Régimen del empleador	Privado (CST)	Corresponde al caso; no usar un régimen especial para desbloquear
Modalidad de trabajo	Presencial	No confundir auxilio de transporte con conectividad
Salario integral	Sin marcar	Este ejercicio usa salario ordinario
Alto riesgo pensional	Sin marcar, bajo el supuesto ordinario del ejercicio	No se deduce de la clase ARL
Clase de riesgo ARL	La clase autorizada de la actividad de prueba	Requiere tarifa y vigencia; no escoger I automáticamente
Régimen de cesantías	Anualizado	Retroactivo no pertenece a este recorrido estándar
Procedimiento de retención	Procedimiento 1, sujeto a revisión	Configura el contrato; no crea la aplicación mensual

Dos zonas de la misma pestaña: condiciones colombianas y bloque de seguridad social/retención. Ninguna imagen prueba un contrato guardado.

Obligatorio según condición: con «Exigir alta completa» activo, revisa tipo, inicio, salario positivo, calendario con horas y lugar. Un contrato fijo añade fin y soporte escrito; uno de obra añade su referencia. No cambies el tipo del trabajador para omitir requisitos.

6. Guarda, lee los faltantes y entrega el caso al operador

1. Solo con la compañía y la sesión correctas, pulsa el icono superior Save manually / Guardar manualmente. Create User / Crear usuario no es el guardado del trabajador.
2. Si aparece un mensaje, corrige el campo señalado con su responsable. No desactives «Exigir alta completa».
3. En Personal → Nomina BPS Colombia, lee Faltantes nomina BPS, Apto para nomina BPS, Apto para nómina (gate) y Motivos de no aptitud. Son resultados calculados, no casillas para marcar manualmente.
4. Revisa además la versión vigente al 31/08/2026. Un empleado apto hoy no demuestra aptitud para agosto; la apertura y guardado de esa versión aún requieren evidencia con RR. HH.
5. Repite con Luis, sus datos únicos y salario 3500000. No dupliques documento ni cuenta.

Resultado negativo real de una ficha vacía: enumera los faltantes. No es una validación positiva de Ana o Luis; esa ficha se descartó sin guardar.

La entrega está completa solo cuando el operador puede identificar compañía, empleado, versión del período, revisión de aptitud y soportes, y el responsable ha resuelto los faltantes. Esta ejecución todavía no está demostrada para el ejemplo.

Si te quedas detenido

Lo que ves	Dónde volver	Quién interviene
«Acceso a empleados requiere Recursos Humanos»	Detener el alta; cambiar a una sesión RR. HH. autorizada	PO autentica privadamente; no comparte contraseña
No aparece Nómina BPS	Roles y acceso	Responsable de la sesión, sin ampliar permisos en este ejercicio
Falta administradora, lugar o calendario	Paso 1 o 3; maestro de la compañía	Administrador autorizado
Falta salario, tipo o vigencia	Pasos 4–5 y versión del mes	RR. HH.
No apto aunque el formulario guarda	Leer motivo y corregir la fuente indicada	Dueño del dato; guardar no equivale a aptitud

Siguiente: preparar y calcular el mes → Volver a mis objetivos

Verificación de esta guía

PARCIAL. Contenido contrastado con el manual y el código integrado 067ec7a21cf049451cd349ae473e872883f98e77; campos observados en ocho capturas del mismo build. No se guardaron los trabajadores ni se ejecutó el resultado. La entrada BPS se contrasta en acceso_rrhh.py. El detalle de campos, fuentes y límites está en Mi primera nómina.

Evidencia que falta: alta guardada, versión de agosto y aptitud positiva de ambos empleados, con sesión RR. HH./administrador BPS autorizada y compañía del ejemplo. No se sustituye por las fichas vacías.